Termini di conservazione dei documenti fiscali

Una delle domande che il commercialista si sente ripetere con maggiore frequenza è: per quanto tempo devo conservare gli scontrini della farmacia, le fatture del dentista, la ricevuta della donazione alla mia Onlus preferita? La risposta è articolata. 

Se la dichiarazione dei redditi è stata spedita regolarmente e nei tempi di legge, occorre conservare tutta la documentazione almeno fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello della spedizione. Ad esempio, i documenti che corroborano la dichiarazione dei redditi presentata nel 2014 con riferimento al periodo d’imposta 2013 devono essere conservati fino al 31 dicembre 2018. Fino a quella data, infatti, è sempre possibile che l’Agenzia delle Entrate vi convochi chiedendovi di consegnare una copia di tutto quanto, per poter effettuare gli opportuni controlli. Tenete conto che il termine descritto è quello per la spedizione a vostro danno di un eventuale avviso di accertamento; ma se l’avviso vi arriva per tempo, a quel punto siete tenuti a conservare tutto fino a che la procedura non si è conclusa.

Se invece la dichiarazione è omessa (cioè non è stata spedita) oppure è nulla (è contenuta in un modello dichiarativo diverso da quello ministeriale, è stata spedita oltre i termini di legge oppure non è stata firmata dal contribuente), si ha un anno in più: la documentazione deve essere conservata fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere spedita.

Questi termini però possono raddoppiare, quando in procura è depositata a vostro carico una denuncia per reati fiscali: la scadenza sale infatti, rispettivamente, al 31 dicembre dell’ottavo o del decimo anno successivo a quello della dichiarazione. Va detto che non ha nessuna importanza se poi la denuncia si risolva in un nulla di fatto: il termine raddoppia comunque.

Addirittura può capitare il caso che la denuncia sia depositata sette od otto anni dopo la dichiarazione: magari il contribuente nel frattempo ha legittimamente buttato tutta la vecchia documentazione allo scadere del quarto anno, ma ecco che a posteriori i termini raddoppiano e l’Agenzia delle Entrate può legittimamente chiedere l’esibizione dei preziosi papiri. Si tratta di una normativa fortemente criticata dagli addetti ai lavori ma comunque ritenuta lecita dalla Corte Costituzionale. Le autorità politiche da anni promettono di porre un rimedio (d’accordo sul raddoppio dei termini, ma che la denuncia sia perlomeno depositata entro il 31 dicembre del quarto o quinto anno) ma di fatto ad oggi la normativa questa è.

È per questo motivo che si consiglia di abbondare con la prudenza: sempre meglio che piangere lacrime amare quando è troppo tardi. Perciò conservate i documenti fino al 31 dicembre del decimo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione: tagliate la testa al toro e potete dormire più serenamente. Alla data di oggi, pertanto, potete buttare nel cassonetto i documenti fiscali datati fino al 31 dicembre 2002, se non lo avete già fatto. Il primo gennaio prossimo, invece, potrete provvedere alla distruzione dei documenti datati 2003.

Tutto questo, però, purché fra i vecchi documenti non vi siano spese per ristrutturazioni edilizie o altre voci che impattano anche sulle dichiarazioni degli anni successivi: in questi casi, infatti, tali documenti devono essere conservati ancora a lungo, fino a che non si siano esauriti i termini di accertamento riferiti anche ai periodi d’imposta successivi che risultano interessati.

Nulli gli accertamenti via PEC

L’avviso di accertamento: il più temibile spauracchio che l’Amministrazione Finanziaria dello Stato può agitare davanti al contribuente. Beh, dopo la galera, si intende!

Altro non è che l’atto con il quale un ente (solitamente l’Agenzia delle Entrate) dichiara di avere accertato “qualcosa”; e in genere quel qualcosa non è mai una notizia positiva per il cittadino. L’Agenzia potrebbe infatti accertare che si è dichiarato un reddito inferiore al reale, o che si sono dedotti oneri mai sostenuti o magari sono stati sostenuti per cifre più basse, o che non si sono tenute regolarmente le scritture contabili e così via. Che poi il cittadino abbia torto o ragione cambia poco: l’importante è saperlo dimostrare.

La legge prevede espressamente che l’avviso di accertamento debba seguire una strada ben definita: la procedura è molto rigida, per dare qualche tutela allo sventurato contribuente che si trova solitamente in forte svantaggio nella battaglia per rovesciare la situazione. Ed è per questo che la normativa prevede numerosi casi in cui l’avviso di accertamento è radicalmente nullo, ossia privo di ogni effetto giuridico. In pratica, ogni qual volta l’Agenzia segue una strada diversa da quella segnata dalla legge, con riferimento soprattutto al D.P.R. 600/1973, il contribuente può tirare un sospiro di sollievo, poiché può imporre la cancellazione dell’atto; sempre che il suddetto contribuente abbia un commercialista in gamba, ovviamente!

Ebbene, nell’eterna lotta si inserisce una nuova arma a favore del cittadino. Già da qualche tempo, gli uffici dell’Agenzia delle Entrate hanno iniziato a servirsi della posta elettronica certificata per spedire gli avvisi di accertamento: peccato, però, che la legge dica chiaramente che la notifica deve avvenire per posta raccomandata. Ogni altro canale non ha nessun valore: spedire un avviso di accertamento via P.E.C. non è molto diverso che farlo scrivendolo con una bomboletta spray sulla parete di fronte alla casa del destinatario. In tutti i casi, infatti, l’avviso di accertamento si dà per non notificato; anzi, l’atto è del tutto “inesistente”: così si è espressa la commissione tributaria provinciale di Milano con la recentissima sentenza n. 6087/2014.

Ora, è pur vero che parliamo di una sentenza di primo grado e quindi non definitiva; ed è altrettanto vero che in altri ambiti legislativi la parificazione fra posta raccomandata e posta elettronica certificata è totale. Ciò non toglie che questa sentenza apre prospettive molto interessanti, ed è facile prevedere che a breve i ricorsi arriveranno a valanga.